플렉스 사용 방법 (전사 구성원)

목적

전사 구성원이 플렉스로 근태를 기록하고 전자결재를 올리는 방법을 정리한다.

플렉스 자체의 조작 방법은 플렉스 공식 가이드가 원천이다. 이 문서는 미리디에서 지켜야 하는 부분을 담는다.

근태

근무 시작과 종료

출근할 때 플렉스로 근무 시작을, 퇴근할 때 근무 종료를 반드시 눌러야 한다.

엘리베이터에서 누르지 않는다. 네트워크 연결이 불안정해 근무 시작과 종료 등록이 누락될 수 있다. 정확한 기록을 위해 사무실 안에서 버튼을 누른다.

근무를 종료하기 전에 실제 휴게 시간과 근무 시간에 맞게 등록되어 있는지 확인한다.

근무 방식을 바꿀 때

원격 근무 후 사무실 근무로 가거나 사무실 근무 후 외근을 나가는 것처럼 근무 방식이 바뀌면, 근무 종료가 아니라 「변경」으로 진행한다. 모바일과 웹 모두에서 할 수 있다.

원격 근무

두 가지를 모두 해야 한다.

1. 원격 근무 일정을 미리 등록한다.
2. 미리 등록하는 것과 별개로 근무 시간을 등록한다. 플렉스 앱에서는 앱에 접속해 하단 위젯을 누르고, 원격 근무를 시작할 때 위젯을 누른다.

리드 승인 원격 근무는 예외적인 경우다. 리드 승인 후 원격 근무를 하려면 「리드 승인 원격 근무」로 미리 일정을 등록하고, 근무 당일에 실시간 근무 시간을 기록한다. 이때 사유 기입과 참조자에 리드 추가가 모두 필수다.

출장과 외근

출장도 원격 근무와 같다. 일정을 미리 등록하고, 그것과 별개로 근무 시간을 등록한다.

외근도 같은 방식이다. 근무 일정을 미리 등록한 뒤 근무 당일에 근무 시간을 체크한다.

근무 등록을 누락했을 때

과거 근무를 수정할 수 있다. 과거 근무 수정은 미리인들의 인테그리티를 믿는다. 다만 정확한 근로 시간 확인을 위해 추가 증빙을 요청할 수 있다.

당일 근무도 수정할 수 있다. 단 당일 근무 시간 기록이 완료되어야 수정이 가능하다.

기존 근무 기록을 수정해야 하는 경우

다음 세 가지에 해당하면 기존 기록을 수정한다.

1. 근무 방식 변경 시 이동할 때 기입하지 않은 경우
2. 근무 방식 변경 시 근무 기록이 연속적이지 않은 경우
3. 실제 휴게 시간을 기입하지 않은 경우

수정 절차는 경우마다 다르며 원문에 화면 녹화로 제시돼 있다. 요약하면 다음과 같다.

상황	절차
사무실 근무 후 원격 근무 전환 시 이동시간(휴게시간) 미기입	수정이 필요한 근무 기록 클릭 → 휴게시간 드래그 → 근무기록 드래그 → 사유 입력 → 승인 요청
사무실 근무 후 외근 전환 시 근무를 연속적으로 기록하지 않음	수정이 필요한 근무 기록 클릭 → 근무기록 드래그 → 사유 입력 → 승인 요청
저녁 식사 시 휴게시간 미기입	플렉스 → 근무 → 휴게 추가 → 드래그해서 수정일자에 넣기 → 등록하기
잘못 등록한 사무실 근무를 원격 근무로 변경	(확인 필요 — 원문에 화면 녹화만 있고 단계 서술이 없다)

휴게 시간을 등록해야 하는 경우

• 점심 시간. 12시부터 1시가 추천 휴게 시간으로 설정돼 있어 그 시간대에 자동 등록된다.
• 리드 승인과 팀 내 공유가 되었다는 전제 아래 다음 셋
  • 원격 근무 후 사무실 근무로 전환하기 위해 이동할 때
  • 사무실 근무 후 원격 근무로 전환하기 위해 이동할 때
  • 개인 일정을 진행할 때 (은행, 병원 방문 등)
• 일 8시간 근무 후 다음 셋
  • 저녁 먹으러 갈 때
  • 동호회 활동할 때
  • 스터디 할 때

휴가 등록

참조자에 관련 팀원과 협업 인원을 추가해야 한다. 본인의 휴가 일정을 관련 인원에게 공유하기 위한 것이며 필수다.

참조자와 승인자 설정 주의사항은 아래 「참조자와 승인자 설정」 절과 같다. 일반 휴가 외의 휴가에도 해당한다.

근무 시간 확인

플렉스 앱에 접속해 하단의 더보기에서 근무를 누르면 근무 내역을 확인할 수 있다. 상세 확인이 필요한 일정을 누르면 내용을 볼 수 있다.

전자결재

플렉스에서 워크플로우는 「기안」을 뜻한다. 전자결재·기안·워크플로우가 같은 것을 가리킨다.

워크플로우 작성

필요에 따라 워크플로우를 작성한다. 작성 방법은 플렉스 공식 가이드에 있다.

참조자와 승인자 설정

결재 프로세스를 참고해 설정하는 것이 필수다.

N차 조직장을 선택하지 않는다. N차 조직장을 선택하면 승인자와 참조자 설정이 올바르게 되지 않는다. 미리디의 매트릭스 구조상 조직장 기능을 쓸 수 없어 설정돼 있지 않다.

참조자와 승인자 설정에서 조직을 누르면 그 그룹과 팀의 구성원이 모두 선택된다. 내용 공유가 필요한 팀원과 협업 인원, 또는 팀이나 파트만 골라서 선택한다.

승인자는 복수로 설정하지 않는다.

참조자를 추가할 때는 「하위 조직 함께 선택」을 체크한다.

사후 증빙 제출

절차가 원문에 화면 이미지로만 제시돼 있다. (확인 필요)

설치와 연동

모바일에 플렉스 앱을 설치한다. 설치 후 출퇴근 리마인드를 설정할 수 있다.

구글 캘린더를 연동한다. 본인의 휴가와 원격 근무 등 플렉스에서 등록한 일정을 개인 구글 캘린더에 연동하는 기능이며, 원활한 협업을 위해 모두 연동한다.

자주 묻는 것

근무 종료 후 다시 근무를 시작하면 이어서 기록되나요.

이어서 기록되지 않는다. 실시간 근무 방식에서는 하루에 근무 기록을 하나만 등록할 수 있다. 같은 날에 근무 시작과 종료를 두 번 이상 반복하면 두 번째 기록이 앞선 기록을 덮어쓴다.

근무 기록을 여러 구간으로 나누려면 근무를 마칠 때 「근무 종료」 대신 「휴게」 상태로 전환한다. 이후 다시 「휴게 종료」를 누르고 「근무 시작」을 선택하면 하루 안에서 여러 구간의 근무를 하나의 기록으로 남길 수 있다.

구글 캘린더 연동을 왜 해야 하나요.

연동하고 근무 일정을 미리 등록하면 구성원의 일정 파악이 쉬워져 협업에 도움이 된다. 연동 이후에 등록된 일정부터 개인 캘린더에 반영된다.

근거

플렉스 자체의 조작 방법은 플렉스 공식 가이드가 원천이다.

• 근무 등록 방법: https://guide.flex.team/ko/articles/10285172-flex-웹에서-근무-등록하는-방법
• 근무 등록 및 조회: https://guide.flex.team/ko/articles/10294052-근무-등록-및-조회
• 휴가 등록하기: https://guide.flex.team/ko/articles/10295118-휴가-등록하기
• 모바일 가이드: https://guide.flex.team/ko/collections/11186727-모바일-가이드
• 워크플로우 작성 및 재직 증명서 신청하기: https://guide.flex.team/ko/articles/10295034-워크플로우-작성-및-재직-증명서-신청하기
• 일정 확인 및 로컬 캘린더 연동: https://guide.flex.team/ko/articles/10294387-일정-확인-및-로컬-캘린더-연동